Projektziele
- Hilfe bei Fachkräftemangel
- Sanierung der IT-Infrastruktur
- Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
- Prozessanalyse als Basis
- Ende der manuellen Datenübertragung
In Berlin oder Hamburg werden viele Einwohner:innen den Namen Herten noch nie gehört haben. Dabei ist es der Weitsicht der kleinen Stadt im Ruhrgebiet zu verdanken, dass die Verwaltungen der beiden Millionenmetropolen sich heute kontinuierlich den Anforderungen des 21. Jahrhunderts anpassen können.
Mit der Gründung der PROSOZ Herten GmbH vor über 30 Jahren legte die Stadt den Grundstein für die Digitalisierung von behördlichen Prozessen. Heute gehört das Unternehmen zu den Marktführern bei der Versorgung der Kommunen mit Software für deren Fachverfahren.
IT-Branche reißt sich um Fachkräfte
Das enorme Wachstum der Digitalisierung macht eine regelrechte Sanierung der gesamten IT-Infrastruktur in Deutschland notwendig. Die Dringlichkeit ist gerade so groß, dass sich besonders Software-Unternehmen schier um die besten Fachkräfte reißen.
Auch die PROSOZ GmbH arbeitet daran, eine neue Architektur für ihre Kund:innen aufzubauen, die die alte Legacy-Software ersetzt. Die Entwicklung der neuen Software-Architektur ist komplex und zeitintensiv.
Gleichzeitig muss die PROSOZ GmbH potenziellen Neukund:innen auch während der Entwicklungsarbeiten eine verlässliche und wettbewerbsfähige Software bieten können, die in den kommenden fünf, vielleicht auch zehn Jahren nicht ersetzt werden muss. Und auch die PROSOZ-Bestandskund:innen benötigen immer wieder Erweiterungen des Produktes, weil sich die Anforderungen an die Datenverarbeitung ständig verändern.
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bis Ende 2022
Für PROSOZ ergeben sich daraus Herausforderungen in vielfacher Hinsicht, weshalb sich der IT-Produzent an 5Minds gewandt hat. 5Minds bietet das Know-how für erhebliche Entlastung. Mit dem 5Minds ProcessCube entwickeln wir prozessorientierte und individualisierte Softwarelösungen. Außerdem unterstützt unser Team IT-Abteilungen bei Personalmangel hochkompetent und verlässlich. Für PROSOZ kümmern wir uns darum, dass der Hersteller den Kommunen die Basis schafft, um das Online-Zugangsgesetz fristgerecht umzusetzen.
Das Gesetz besagt, dass Fachverfahren in den Verwaltungen bis zum Ende des laufenden Jahres 2022 digitalisiert sein müssen. 5Minds konzentriert sich dabei auf die Digitalisierung der Prozesse zur Übernahme von Anträgen in die Fachverfahren, zum Beispiel zur Grundsicherung oder zur Sozialhilfe.
In vielen Verwaltungen ist der manuelle Übertrag noch grauer Alltag
„Wir entwickeln einen Baustein, der dafür sorgt, dass persönliche Daten, die digital in die Verwaltung durch Bürger:innen eingebracht werden, nicht mehr manuell weiterverarbeitet werden müssen. Stattdessen sollen sie dort auf Knopfdruck abgerufen werden können, wo es nötig ist“, sagt Thorsten, bei 5Minds verantwortlich für die Projektdurchführung. Tatsächlich ist das kein Standard. In vielen Verwaltungen ist der manuelle Übertrag noch grauer Alltag. „Wer den Kommunen hier einen Ausweg bietet, ist als Hersteller weit vorn“, sagt Torsten.
Der Product Owner, also der für die fachliche Umsetzung verantwortliche Repräsentant seitens PROSOZ, liefert die nötigen Fachkenntnisse – beispielsweise die gesetzlichen Grundlagen, die erfüllt werden müssen.
Es ist entscheidend, die richtigen Fragen an die richtigen Personen zu stellen
Weil die Umsetzung komplett in der Verantwortung von 5Minds liegt, müssen wir die Anforderungen an die Software systematisch verstehen. Hier kommt eine der größten Stärken von 5Minds als Unternehmen zum Tragen: Wir haben eine Organisationskultur, die das Prozessdenken fördert. Denn die Umsetzung von Anforderungen an eine Software gelingt am besten, wenn wir die operativen und fachlichen Prozesse hinterfragen und analysieren.
Von zentraler Bedeutung ist es dabei, die richtigen Fragen an die jeweils richtigen Personen zu stellen. Das gelingt uns, weil unsere Prozessanalyse durch die Entwicklung des firmeneigenen 5Minds ProcessCube exzellent geschult ist und wir die Kommunikation zwischen den Stakeholdern durch eine Verbildlichung der Abläufe drastisch vereinfachen. Anders gesagt schaffen wir eine Kommunikationsebene, über die es uns gelingt, alle relevanten Informationen zu sammeln und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Informationen tatsächlich auch die richtigen sind.
Die Auslagerung abgegrenzter Projekte ist im Sinne unserer Kund:innen
Die Entwicklung des Software-Bausteins für PROSOZ liegt zu 100 Prozent in der Verantwortung von 5Minds und erfolgt in kontinuierlichem Austausch mit dem Product Owner bei PROSOZ. Die Gefahr möglicher Missverständnisse wird so auf ein absolutes Minimum reduziert und damit auch das Risiko, Zeit und Geld zu verlieren.
