Flexibilität ist eine nahezu unverzichtbare Komponente erfolgreichen Unternehmertums. Doch sie verlangt nicht selten einen großen Aufwand. Wenn eine Supermarktkette ihren Filialen bei der Preisgestaltung einzelner Produkte einen Spielraum gewährt, müssen im Hintergrund die nötigen Prozesse für Ordnung sorgen. Andernfalls zieht die Flexibilität ein heilloses Chaos auf der Verwaltungsebene nach sich.
5Minds hilft seinen Kund:innen dabei, ihre digitalen Prozesse auf Herz und Nieren zu prüfen. Denn digitale Veränderungen sind kein Selbstläufer. Sie ergeben nur Sinn, wenn sie einwandfrei funktionieren. Andernfalls sorgen sie für Frustration und bremsen möglicherweise die weitere digitale Entwicklung eines Unternehmens. Doch besonders in großen Organisationen stehen die Strukturen einem reibungslosen Transfer von einer Software zu einer anderen im Wege.
Entscheidungen einer Software auf Basis richtiger Informationen
Je größer ein Unternehmen ist, desto weniger können Mitarbeiter:innen über die Abläufe in anderen Abteilungen Bescheid wissen. Ein digitales Zusammenspiel kann aber erst dann sein gesamtes Potenzial entfalten, wenn diese Kenntnisse vorhanden sind. Software tut immer das, was ihr gesagt wird. Wenn aber die Anweisungen auf falschen Informationen oder Unwissen basieren, trifft sie Entscheidungen, die Unverständnis und Ärger bei den Nutzer:innen provozieren.
Unser Einzelhandelskunde aus der Lebensmittelbranche hat gleich mehrere digitale Veränderungen auf einmal zu bewältigen. Die größte ist die Umstellung des Stammdatensystems auf eine verbreitete Standardlösung. Während das Programm schrittweise in die Verwaltungsarbeit integriert wird, muss gleichzeitig sichergestellt werden, dass es mit der Software zur Preisgestaltung harmonisiert.
Parallel dazu werden die Preise für einzelne Produkte in den Filialen nicht mehr per Hand ausgezeichnet, sondern computergesteuert über Displays angezeigt. Der automatisierte Prozess integriert die Preisänderungen in ein System, an das alle Filialen angeschlossen sind und somit unter anderem gemeinsame Rabattaktionen koordinieren kann.
Schnelle Kommunikation auf gesicherter Datenbasis
„Im Kern geht es um die schnelle Kommunikation innerhalb des Unternehmens, die nicht auf Hörensagen basiert, sondern auf der gesicherten Datenverarbeitung“, sagt Kathrin, die für 5Minds die Testphase beim Kunden verantwortet.
Sie und ihr Team sorgen dafür, dass der Wechsel reibungslos abläuft. Denn der Anbieter der Standardlösung für die Stammdatensoftware übernimmt diese Rolle nicht.
Was nach einer simplen Strukturierung klingt, entpuppt sich bei großen Konzernen als kommunikative Mammutaufgabe. Kathrin und das 5Minds-Team begeben sich auf die Spurensuche innerhalb der einzelnen Abteilungen. Dort suchen sie nach den Informationen, die nötig sind, um die reibungslose Einführung der Software zu ermöglichen.
Das Knifflige dabei ist, dass diese Informationen oftmals von Mitarbeiter:innen gehalten werden, die gar keine Kenntnisse darüber haben, wie elementar wichtig ihr Input ist.
Vorfreude statt Frust auf Digitalisierung produzieren
„Zentrale Kompetenz, die wir als Projektteam benötigen, ist die Fähigkeit zur Kommunikation und zur Verknüpfung der einzelnen Daten zu einem zusammenhängenden Netz“, sagt Kathrin. Sie selbst kann dabei solide Programmier-Kenntnisse vorweisen. Die sind in der Testphase zwar nicht unmittelbar gefragt, aber sie helfen Kathrin dabei, Probleme nicht ausschließlich aus Sicht der Anwender:innen zu ermitteln, sondern auch aus Sicht der Entwickler:innen. Weil Kathrin weiß, wie Programmierer:innen ticken, kann sie gezielt auf die Suche nach den nötigen Informationen für die Implementierung gehen.
Die flächendeckende Ausrüstung aller Filialen mit dem Display-System bei gleichzeitiger Einführung des neuen Stammdatensystems schreitet entsprechend erfolgreich voran. Statt Frust beim Kunden zu produzieren, weckt die Umstellung Vorfreude auf den nächsten Schritt der Digitalisierung. Denn schon im Testlauf ist absehbar, dass Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Preiskoordination und die zeitliche Entlastung der Mitarbeiter:innen dem Unternehmen neue Beweglichkeit und Kapazitäten verschafft.
Flexibilität also, die auch im Hintergrund guttut und nicht für zusätzliches Chaos sorgt.
